1. Văn phòng chia sẻ là gì ?
Văn phòng chia sẻ trong tiếng Anh được gọi là Shared Office.
– Văn phòng chia sẻ hay còn được biết đến như hình thức thuê văn phòng trọn gói, là dịch vụ cho thuê hoặc chia sẻ văn phòng có diện tích nhỏ, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt.
Với dịch vụ này, khách hàng sẽ được cung cấp phòng làm việc nhỏ hoặc chỗ ngồi làm việc cho cá nhân được trang bị đầy đủ các tiện ích văn phòng như bàn ghế, tủ kệ, máy photo, in ấn, phòng họp, pantry, đội lễ tân, IT, tạp vụ…
– Văn phòng chia sẻ là một mô hình cho thuê diện tích văn phòng nhỏ với đầy đủ các tiện ích đi kèm phục vụ cho nhu cầu hoạt động như một văn phòng thực thụ đáp ứng cho từng đối tượng sử dụng giúp chia sẻ chi phí giữa các doanh nghiệp.
2. Đối tượng sử dụng văn phòng chia sẻ là ai?
Đương nhiên, đặt trường hợp bạn là khách hàng, thì việc sử dụng văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Và văn phòng chia sẻ cũng không phải là một ngoại lệ, việc sử dụng dịch vụ văn phòng này mang đến cho khách hàng những lợi ích khác nhau và phù hợp với những đối tượng khách hàng khác nhau. Cụ thể những đối tượng sử dụng phổ biến như sau:
• Phù hợp với những công ty, hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những doanh nghiệp này thường là mới thành lập, hoặc đang muốn mở rộng thị trường. Thì đây là một giải pháp vô cùng phù hợp trong thời điểm này.
• Các nhóm dự án đang hoạt động kinh doanh tự do hay các chuyên viên tư vấn cũng sử dụng loại hình văn phòng chia sẻ như một cách để tăng thêm hiệu quả.
• Phù hợp với những cá nhân đang có nhu cầu chuẩn bị thành lập công ty. Đang hạn chế về nguồn vốn mà vẫn muốn vị trí văn phòng đẹp.
• Phù hợp với công ty nước ngoài đang có nhu cầu đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Vai trò chính là hoạt động thăm dò thị trường và cần một khoảng không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc
Nếu bạn thuộc một trong số những trường hợp trên đây, thì việc sử dụng loại dịch vụ văn phòng này thực sự là điều phù hợp. Bởi nó đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích.
3.Lợi ích của văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng được. Tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ mà các bạn sẽ sở hữu:
• Địa chỉ tốt để đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, tiếp nhận thư tín và cung cấp cho khách hàng trên các tài liệu marketing. Rất nhiều khách hàng tiềm năng đánh giá một công ty dịch vụ dựa trên địa chỉ văn phòng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí thuê, mua trang thiết bị văn phòng. Thay vì phải lo lắng về việc xây dựng một văn phòng truyền thống với những thiết bị văn phòng nào. Tất cả mọi trang thiết bị đều sẵn có, chất lượng cao (máy in, photocopy, camera, wifi,…)
• Đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp sẵn có, là bộ mặt của doanh nghiệp để trực tiếp liên hệ khách hàng.
• Tạo môi trường làm việc năng động. Nhiều bạn trẻ startup cùng đến một môi trường làm việc sẽ là điều kiện tốt để mọi người trao đổi với nhau.
• Nhiều tiện ích đi kèm
Văn phòng chia sẻ được xây dựng và vận hành như một hệ sinh thái làm việc nên việc được bố trí đầy đủ các tiện ích là điều đương nhiên:
– Khu vực tiếp khách: luôn có một khu vực tiếp khách được bố trí trang trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp đón tiếp khách hàng, đó cũng là một khu vực chờ lịch sự dành cho đối tác của doanh nghiệp khi doanh nghiệp không có mặt tại văn phòng. Lễ tân tại văn phòng chia sẻ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp đón một cách chu đáo nhất.
– Phòng họp hiện đại: Văn phòng chia sẻ sẽ có hệ thống các phòng họp với diện tích, trang thiết bị khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu họp hành khác nhau của doanh nghiệp. Các diện tích này thường sẽ chiếm khá nhiều diện tích văn phòng, tuy nhiên tần suất sử dụng lại không quá cao, vì thế việc doanh nghiệp tự bố trí các diện tích này sẽ vừa tốn kém vừa lãng phí.
– Pantry đầy đủ tiện ích: Chúng ta ở lại văn phòng từ 8-12 tiếng mỗi ngày, và việc tồi tệ nhất đó là ở văn phòng không có đủ tiện ích như ở nhà. Những nhu cầu thiết yếu như tủ lạnh, lò vi sóng, máy nước nóng, lạnh… sẽ được cung cấp đầy đủ tại văn phòng chia sẻ để bạn có thể sử dụng thuận tiện như khi ở nhà.
4.Những lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ
Hãy đảm bảo rằng văn phòng chia sẻ mà doanh nghiệp sẽ thuê đáp ứng được những yêu cầu sau đây:
– Giá thuê: Giá thuê văn phòng chia sẻ bao gồm những gì, phải thanh toán những chi phí nào ngoài tiền thuê văn phòng là việc doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên khi thuê văn phòng chia sẻ.
– Chất lượng hạ tầng: tình trạng trần, tường, sàn của văn phòng có hỏng hóc gì hay không; cách âm có tốt hay không; hành lang có đáp ứng giao thông trong văn phòng hay không; thang máy có vận hành tốt hay không; hầm để xe có đủ chỗ hay không…
– Chất lượng nội thất: văn phong có được bố trí bàn, ghế, tủ có đầy đủ không, mới hay cũ, có hỏng hóc gì hay không; có được thay thế mới trong quá trình sử dụng hay không; có điều kiện bồi thường hay trách nhiệm như thế nào nếu có hỏng hóc trong quá trình sử dụng….
– Diện tích chung: một văn phòng chia sẻ tiêu chuẩn phải đảm bảo những diện tích chung được sử dụng ngoài văn phòng là gì: lễ tân, khu vực tiếp khách, phòng họp, nhà ăn….
– Tiện ích: Văn phòng chia sẻ phải đảm bảo được các tiện ích thiết yếu cho khách thuê như tủ lạnh, lò vi sóng bình nước nóng, lạnh; thiết bị hội họp, văn phòng phẩm…
Tham khảo thêm về dịch vụ tại CCB OFFICE,vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, Tòa nhà Việt Á, Số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
